最近流行っている「脱ハンコ」いつからやればいい？

最近、河野太郎行政改革担当大臣が「公文書の脱ハンコ」を提唱しております。

公文書の多くのハンコを無くそうという取り組みですね。
連日ニュースでやっていた内容なので、知っている人は多いと思います。

そして私も、普段ハンコ持ち歩くのってめんどくさいので、役所に行ってハンコを押すことが無くなるのは
楽でよくなるなぁと思っております。

企業でも多くのシチュエーションでハンコを使う機会があります。
当社でもいずれ、脱ハンコを行なっていく予定ではありますが、果たして、いつ、どのようにやればいいのか？
どのような書類にハンコを残しておけばいいのか。
今回はそのようなお話をさせて頂ければと思います。

そもそもなぜハンコが必要なのか？

日本で広くはんこが普及したのは、江戸時代の中期になってからとされています。
江戸時代には実印を登録する印鑑帳が作られたりしているそうです。

以降、日本の多くの書類にはハンコで文章の信ぴょう性を高めると言った意味合いで捺印すると言った文化が
広まったとされております。

役所の押印はハンコが大事ではない

実は、市役所などで押すハンコは、ハンコそのものが大事ではないそうです。
何気なく置かれている朱肉。
役所の押印が必要なコーナーに、どこでも置いてあるアレです。
あれに効力があると言われています（諸説あります）

役所に備え付けの朱肉を付けて押印することで
この書類は私が書きましたという証明となると言われております。

なので、シャチハタはだめですよーと言っていると聞いたことがあります。

行政では様々な書類で脱ハンコが進む予定

さて、その脱ハンコですが、行政機関では多くの書類にハンコを不要とする動きが加速するそうです。
年末申告や確定申告、年金、車庫証明や道路使用許可などもハンコが不要となるようです。

99%の書類にハンコを押さなくて済むようになるそうですので
すごい数の行政文書にハンコを押していたんだなぁと想像します。

企業でも脱ハンコの動きを！

そんな中、我々一般企業でもハンコを押すことが多くありますが
どのようなものにハンコを廃止していけば良いか考えてみました。

あくまでも当社が業務において使う機会があるものなので
会社によっては違うかもしれませんが、押印を廃止しようと思っている書類は下記のとおりです。

受領印

受領に印鑑を使っている方はそこまで多くは無いと思いますが
受領印については原則無くしていいのかなと思います。

議事録など

法務局がどのような裁定をするかわかりませんが
会議や取締役会、株主総会などの議事録については、印鑑不要かなと思います。

サインさえしっかりしていれば、基本的には問題ないのではないかなと
私は思いますがどうでしょうか（笑）

請求書・見積書

まぁ、見積書や請求書のハンコについては慣習として必要なものらしいので
別にいらないんじゃないかなと思います。

ただ、お客さんからハンコ押して欲しいと言われたら、押さないとマズいかなーとは思いますが・・・

発注書・注文書

これも請求書同様、印鑑は不要ではないかと思います。
とくにこれらは個別の契約締結に対するものなので、印鑑でなくサインの方が法的効力があると思います。

ただ、これもお客さんからハンコほしいと言われたら押さないとマズいかなとは思います。。

領収書

買い物をする際に領収書を書いてもらうことってあると思います。
その領収書を見てみてください。
レシートタイプでも通常タイプでも必ず領収書の担当者印押すところがあると思います。
あれ、要りますかね？

最近では、レシートや伝票などは電子化で簡単に紐づけが出来るものとなっているところが多いですし
取引が多い小売店などは多くはPOSシステムを採用しているので
誰がいつ、何を買ったかというデータなどはシステムの中に入っていると思います。
ですので、領収書については担当者印を押す意味があまり分からないなーと思います。

これについては、担当者名のサインをするのも意味が分からないので、無くなってもいいんじゃないかと思います。

逆になくすとちょっと怖いもの

これまでは、なくしても差し支えないのではないかと言うハンコについてお話させていただきました。
その半面、なくすとちょっと怖いものはこれらですかね。

当社では、これらの書類については、当面捺印していただく予定です。

雇用契約書などの契約書類

雇用契約書や業務委託契約書などの契約書類については暫くは押印はしておいた方がいいと思います。

と言うのも、契約でもめた際、裁判沙汰になるケースも多くあります。
その際、裁判官が「印鑑押してあるからこの契約は有効だよね」と、印鑑のみで書類の有効性を判断する判例が多くあります。
なので、もめた時にめんどくさい事になりやすいので、契約を行なう際は今のところは押印してもらった方がいいと思います。

署名されていない書類

「署名捺印」と「記名押印」の差と言うのはご存じでしょうか。

署名捺印は、自筆で書いた名前と印鑑
記名押印は、自筆を問わず書かれた（印刷された）名前と印鑑

このように区分けされております。

後から揉めることの無い書類であっても、記名のみの書類というのは
当然法的な効力を果たしません。

よって、あらかじめ記名されている書類については、印鑑を必ず押すようにしないと
後から「こんな紙切れ無効だ！」と言われかねません。

割印

契約書などの不正を防止する意味合いを持つ割り印も残しておいた方がいいと思います。
契約書の2ページ目をすり替えたりされると、それこそもめ事の対象になると思いますので、押した方がいいと思います。

後で揉めないものは捺印不要

要は、後で揉めたりしないものについては、捺印する必要もあまりないのではないかと思います。

後から文句を付けられかねない書類や、裁判で判決が出ていないものについては
まだハンコをなくすには時期尚早かなと思っております。

脱ハンコ化、いつからやる？

さて、最後に。
その脱ハンコですが、いつからやろう？ということも悩ましいと思います。

当社は原則として、「行政に合わせる」方向で調整しております。

役所に行って書類の多くが、ハンコを使わないで済む状況になったら
当社も契約書類以外のハンコは廃止しようかなと思っております。

仕方なく押せと書いてあるので押している書類などって結構多いと思いますので
これらの手間が無くなるのであれば

私は脱ハンコは大賛成ですね。